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AMTC presenta su nuevo Sistema de Administración

Con el objetivo de apoyar la labor administrativa del AMTC y la gestión de los proyectos de investigación, se presentó a los investigadores del AMTC el nuevo Sistema de Administración. Éste  permitirá a la oficina administrativa mejorar los procesos internos e informar a los jefes de proyectos y académicos sobre el ámbito financiero de sus proyectos, lo que permitirá mayor autonomía.

“Los investigadores quieren saber en el momento qué está pasando con sus proyectos y con este sistema lo pueden ver al instante”, señala Claudio Baeza, precursor de la iniciativa.

El Sistema de Administración también permite manejar los convenios honorarios, la información contable del AMTC y el capital humano. “Actualmente se está definiendo quién será el encargado de actualizar la información en el sistema. Lo que se ha definido respecto a proyectos es que la Unidad de Proyectos sea la que ingresen los nuevos proyectos y el área de Administración las transacciones comerciales (facturas, compras y convenios de honorarios)”, señala Claudio Baeza.

El diseño del sistema implicó varios meses de trabajo debido a que no existía ningún proceso de negocio formal. “Cuando se creó el sistema no estaban los flujos de información definidos, quienes eran los encargados que información había que incluir etc. Había un sistema antiguo que no tenía información consistente y no integral”, señala Baeza.

Actualmente la Plataforma se encuentra disponible para la Dirección Ejecutiva, el área de Administración, la Unidad de Proyectos y los Jefes de Proyecto, sólo faltan algunos procesos que mejorar como la interfaz gráfica y la aplicación de un flujo de trabajo (workflow).

Su desarrollo ha sido bastante interesante para otros centros de investigación y ya existe interés de replicar el sistema, como el Centro de Ciencia del Clima y Resiliencia (CR2), de hecho ya estamos en conversaciones con su ingeniero informático para ver los beneficios de la plataforma y cómo aplicarla en su Centro”, señala Claudio Baeza.



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